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Cómo convertirte en la organización personificada

Por Ros

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Como Mujer emprendedora 40+, apuesto a que aspiras a ser un persona súper organizada.

Y es que, durante la fase inicial de tu negocio, tú te conviertes en una “mujer orquesta”.

TÚ eres tu negocio, llevas a cabo todas las labores importantes, e inyectas la energía, la dirección y el capital.

Para ello, tienes que hacer malabarismos y mantener toda la calma y compostura que puedas reunir.

No es una etapa fácil, sobre todo porque tú tienes tu límite y tienes que invertir muchísimas horas captando clientes y entregándoles productos o servicios de calidad a tiempo.

Y a eso le sumamos otros miles de tareas como contestar emails, escribir artículos en tu blog, compartirlos en las redes sociales, controlar tus cuentas, crear y promocionar nuevos productos, negociar con proveedores, etc. etc.

Por eso tienes que ser OR-GA-NI-ZA-DÍ-SI-MA y crear buenos hábitos desde el principio.

Si no, te vas a volver loca.

¿Por dónde empiezas? 
Aplicando las siguientes sugerencias.

 

Cómo convertirte en la organización personalizada.

Una buena organización te llevará a conseguir mayor productividad.

Y una mayor productividad representa más horas dedicadas a lo que más importa, ya sea la expansión de tu negocio, tu familia, tu salud, o cualquier otra preferencia o necesidad que tengas.

Además, una buena organización representa más dinero en tu cuenta bancaria.

Interesante, ¿verdad?

¡Comenzamos!

 

1. Olvídate del papel y crea un espacio motivador.

Hoy en día puedes digitalizar cada aspecto de tu negocio.

Al hacerlo, además de tener todos los archivos y documentos que necesitas en un simple clic, te ahorras un montón de dinero que de otra manera gastarías en tinta, papel, archivadores, etc.

 

2. Despeja tu espacio de trabajo.

Es muy importante que elimines el desorden en tu espacio de trabajo con frecuencia.

Porque, ¿sabías que según los maestros del Feng Shui, hacerle una buena purga a nuestro escritorio y oficina a menudo, te aporta mayor claridad de pensamiento, creatividad, energía, inspiración y motivación?

¿Y qué otros consejos nos aportan estos sabios maestros chinos?

¡Toma nota!

Para maximizar la organización de tu espacio de trabajo:

  • Tira todo lo antiguo y que no te haga falta (calendarios, notas, documentos inservibles) u objetos que alberguen malos recuerdos.
  • Oculta los cables, pues generan sensación de caos.
  • Si quieres atraer energías más fuertes y positivas, coloca el escritorio en la “Posición de mando” (es el área que puede ser vista desde la esquina de la habitación y que está diagonalmente más alejada de la entrada principal).
  • Evita dar la espalda a la puerta.
  • No estés de cara a una pared mientras trabajas, ya que tu energía personal se ve limitada y bloqueada.
  • No coloques tu escritorio cerca de escaleras, armarios, ascensores, escaleras mecánicas, o aseos, pues todos estos elementos son fuentes de distracción.
  • Coloca árboles de bambú (sí, esto suena muy oriental…jeje) o plantas del dinero en tiestos de color rojo en el lado este de tu escritorio (fomenta la buena salud y aumenta la energía positiva en tu lugar de trabajo). Colocadas en el sureste fomentan la llegada de riqueza material.
  • Utiliza clasificadores de cartas y archivos para evitar los aterradores montones de papeles.
  • Vacía los cajones y asigna una función para cada uno. Si tu escritorio tiene tres cajones, por ejemplo, divídelos en: suministros de papelería, documentos personales y documentos de tu empresa.

 

3. Gestiona tu correo inteligentemente.

¿Sabes la cantidad de tiempo que le dedicamos al correo electrónico cada día?

Una locura.

¿Podrías reducir ese tiempo y tener un flujo de trabajo más óptimo y eficaz?

Sin lugar a duda, aplicando los siguientes pasos:

  • Fija horas determinadas para procesar tus correos. No te las saltes ni las alteres.
  • Clasifica tus emails automáticamente con reglas o filtros. Deja que tu aplicación de correo adelante trabajo por ti clasificando en carpetas o con etiquetas esos correos. Es sorprendente el tiempo que llegarás a ahorrar.
  • Vacía por completo tu buzón de entrada. Cuando revises tus mensajes, en los momentos que tú decidas, hazlo hasta completarlos todos. No dejes ningún mensaje pendiente porque va a seguir estando ahí, “molestando” y tarde o temprano tendrás que atenderlo.
  • Categoriza. En cuanto te llegue un correo, tíralo a la basura si no te interesa, reenvíalo a las personas adecuadas cuando sea necesario o divídelo por acciones o categorías (facturas, viajes, ideas, etc.)
  • ¿Puedes contestarlo en un minuto? Si la respuesta es sí, hazlo justo en ese momento, así te lo quitas de encima.
  • Sé concreta en tus contestaciones. Muchas veces nuestras contestaciones son tan vagas o imprecisas que obligamos a la otra persona a enviarnos un nuevo correo aclarando o preguntando. De esa forma, lo que se podía solucionar con un simple correo se convierte en tres o cuatro.

Y si este punto te lleva de cabeza, la mejor manera de ponerte las pilas es sumarte al Reto Email Detox, un curso de Laura Ruiz de Caos Cero que cambiará para siempre tu forma de gestionar el email. ¡En 21 días aprenderás a ganarle 2 horas a tu agenda diaria!

 

4. Mantén un sistema eficaz de archivo.

¿Sabías que el 90% de las tareas típicas de una empresa giran alrededor de la búsqueda y distribución de documentos en papel?

¿O que el 85% de los documentos generados nunca vuelven a utilizarse?

Así que, una vez hayas completado el paso número uno (eliminar papeles en tu oficina porque no son más que un estorbo y un horror para nuestro planeta), tienes que pasar a la organización efectiva de tus archivos en tu ordenador.

Sigue estos pasos:

  • No guardes tus archivos en el escritorio.
  • Ten acceso directo a los programas que más utilizas.
  • Escribe el nombre de tus archivos en minúsculas. No utilices acentos y otros signos como ñ , : ; = porque es posible que otro sistema operativo no pueda reconocerlos.
  • Utiliza nombres lógicos que estén relacionados con el contenido de tu documento.
  • Si tienes algún documento que necesitas actualizar sin perder el contenido anterior, añade una extensión v1, v2 o v3 al final de cada versión. Por ejemplo: Tu nombre_Blog_15Enero2016_v1Tu nombre_Blog_15Enero2016_v2Tu nombre_Blog_15Enero2016_v3 De esta manera siempre lo tendrás actualizado y no eliminarás las versiones anteriores.

 

5. Sigue tu plan diario.

Bye, bye espontaneidad!

Enfrentarse al trabajo sin saber qué va a pasar ese día, trasteando con esto y lo otro, sin rumbo y a la deriva, es la receta perfecta para el desastre.

Sí, planificar es un coñazo (con perdón) pero es obligatorio.

Como lo es atenerte a tu plan diario porque, de lo contrario, se te van a acumular tareas y no vas a conseguir salir de ese círculo infinito de trabajo.

¿Por dónde empiezas?

Plantéate, ¿qué vas a conseguir hoy?

Planificar y organizar tus tareas diarias no sólo es distribuir y balancear con inteligencia tu trabajo a lo largo de las horas.

Se trata de fijar una meta y unos objetivos para ese día y, también, prepararte mejor para los imprevistos que irremediablemente aparecerán a lo largo del día.

Así que programa tu tiempo en un planificador.

Puedes utilizar algunas de las herramientas de las que hablaremos en el próximo post, o simplemente el Calendario de Google que, de por sí, es genial y puedes sincronizar con tu móvil.

 

6. Mantén tus finanzas organizadas semanalmente.

Finanzas = martirio.

¿A que sí?

Y por eso cuanto más lejos, mejor.

Pero eso representa que cuando llega el momento de pagar impuestos, nos volvemos locas.

Así que, hay que revisar las finanzas semanalmente.
 Aunque sólo sea para comprobar cómo ha ido la semana.

Lo importante es que incorpores la gestión de tus finanzas a tu rutina semanal.

¿No se te ocurre nada más tedioso?

Cierto, pero verás cómo mantener unas finanzas organizadas te va a dar frutos a largo plazo.

Además, existen toda una serie de aplicaciones como FreshBooks,
 Mint, Kashoo e inDinero, que te ayudarán a organizar tus números casi con los ojos cerrados.

Y las socorridísimas hojas de Excel ;)

Seguiremos hablando de organización y tecnología en el próximo post, para que te conviertas en la organización personificada.

Si no quieres perdértelo, únete a 40yqué haciendo clic en el banner >>

Sobre Ros

Dicen que su capacidad para desarrollar un concepto de la nada y transformarlo en un negocio triunfador, es única. Nacida para emprender, Ros se lanza a cada proyecto siempre con una sonrisa, porque está convencida de que en esta vida hay que hacer las cosas con ilusión, buen humor (el suyo, dicen que es algo inglés), y respeto por los demás. Le fascina Internet porque tiene el "superpoder" de acercar el conocimiento y las personas entre sí como nada ni nadie. No cree en las distancias, y está convencida de que uno puede sentirse cerca de quien quiera, esté donde esté. La aventura de la Re-invención a los 40 le está resultando súper emocionante. Y quiere más.

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6 reflexiones en Cómo convertirte en la organización personificada

  1. Avatar
    Susana Mateos Responder 14 enero, 2017 at 9:50 am

    Me parece interesantísimo. Ole! por el punto 2.
    Ahora a ponerlo en practica

    #
    • Ros
      Ros Responder 16 enero, 2017 at 1:11 pm

      Fantástico, Susana! Ya nos contarás el resultado :)

      #
  2. Avatar
    Carmen Responder 16 enero, 2017 at 9:48 am

    Me apunto al tema de las finanzas!!! Mi pobre abandonada…. voy a echar un vistazo a los programas o aplicaciones de las que habláis!
    Feliz semana!

    #
    • Ros
      Ros Responder 16 enero, 2017 at 1:12 pm

      Pobres finanzas… sin duda, la asignatura pendiente para muchas emprendedoras (me incluyo, aunque tengo un asesor que es como un ángel de la guardia ;) Feliz semana!

      #
  3. Avatar
    Jocelynne Responder 17 enero, 2017 at 5:08 am

    Soy muy trabajadora, pero muy desorganizada. …
    Realmente al ver tus tips siento que urgentemente debo modificar ése punto.
    Muchísimas gracias después les cuento como la llevo.
    Éxitos

    #
    • Ros
      Ros Responder 17 enero, 2017 at 8:08 am

      Gracias por participar en el blog, Jocelynne! Estoy convencida de que incorporar algunos de estos tips te ayudarán a ganarle horas al día. Éxitos! Un abrazo.

      #

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