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Cómo delegar sin sentir que pierdes el control

Cómo delegar sin sentir que pierdes el control

Por Ros

Publicado en | Tags : , ,

 

Delegar ha sido mi asignatura pendiente durante mucho tiempo.

De hecho, hasta poco, me provocaba escalofríos pensar en ello ;)

¡¿Cómo voy a dejar en manos de otra persona esta tarea?! Nadie conoce mi negocio como yo…

¡Error!

De los graves, además.

Te sorprendería saber que, con la formación adecuada, son muchas las personas en las que podrías confiar para liberar parte de tu valioso tiempo.

¿Te imaginas deshaciéndote de un plumazo de todas tus tareas administrativas?

¿Y de la gestión telefónica con tus clientes?

¿Y si alguien se encargara de toda la comunicación de tu negocio? ¿Tus redes sociales? ¿Tu blog?

¿O negociase los precios con tus proveedores?

Que lidiase con el banco, que te echase una mano con las cuentas…

Suena bien, ¿verdad?

Y es que, para facilitar el crecimiento de tu empresa, necesitas delegar.

¡Porque tú no puedes abarcarlo todo! (y, ojo, que sé que eres una mujer emprendedora y súper capaz, pero aún así, ni es realista ni resulta productivo).

Grábatelo a fuego:

Para avanzar, tienes que delegar.

Eso sí, antes de dar el paso, necesitas incorporar unos cambios en tu forma de pensar.

 

Cómo pasar del “miedo a delegar” al “quiero delegar”.

¿En qué se basa tu miedo a delegar?

  • ¿Te aterroriza sentir que pierdes el control?
  • ¿Temes que la persona que va a realizar la tarea no alcance los estándares de calidad que tú quieres?
  • ¿Te gusta sentirte “imprescindible” y ser la única persona capacitada para hacer X cosa?

¿O todas ellas?

Para dejar atrás el miedo a delegar, necesitas abrir tu mente a estos 4 conceptos:

 

1. Introduce el pensamiento global.

Se trata de una cuestión estratégica.

Piensa en cuáles son las grandes áreas de tu empresa.

Aunque en este momento seas una profesional autónoma y no tengas personas contratadas, piensa en cómo será tu negocio a medio y largo plazo.

Estos serían los departamentos más habituales:

  • Dirección / Gerencia.
  • Compras.
  • Recursos Humanos.
  • Producción.
  • Marketing.
  • Comercial / Ventas.
  • Atención al cliente.
  • Administración.
  • Finanzas.

Lo importante aquí es estudiar el panorama general y visualizar cómo podrías llegar a tus objetivos globales delegando de manera efectiva.

No te limites a delegar tareas individuales. Agrupa y vence.

 

2. Valora la aportación de los demás.

Delegar es difícil.

Y también lo es aceptar a la persona que “usurpa” tu labor, sobre todo si tú llevas mucho tiempo teniendo todo el control.

Intenta admitir y aceptar los nuevos procesos (y los nuevos protagonistas), y centra tu enfoque en el resultado final.

Lo que importa es si el resultado final es aceptable, similar o mejor de lo que tú hubieses conseguido.

Si lo es, no importa que el proceso no sea el mismo.

En cuanto te des permiso para aceptar una nueva manera de hacer las cosas, descubrirás que los métodos se van mejorando y puliendo.

La incorporación de una persona siempre trae nuevas ideas, y pueden ser muy valiosas.

 

 

3. Permanece siempre disponible [pero invisible].

La delegación efectiva no es instantánea.

Se trata de un proceso progresivo que se basa en la confianza, la colaboración y el respeto.

Cuando empieces a delegar, sentirás la tentación de supervisar el trabajo para asegurarte que se está haciendo correctamente, y para ayudar a tu equipo a superar los retos a los que se enfrenten.

Sin embargo, conforme pasa el tiempo, es importante evitar el seguimiento de la tarea que estás delegando.

Aunque te mantengas informada del trabajo que se está haciendo, tu objetivo será mantenerte “disponible pero invisible”.

 

4. Evoluciona.

A medida que tu negocio crece, evolucionan tus responsabilidades y tus necesidades de delegación.

Por eso es importante que analices de manera periódica:

  • Tus responsabilidades actuales y futuras.
  • El tiempo que tienes disponible.
  • El tiempo que te falta.
  • Lo que te gustaría hacer si tuvieses más tiempo.
  • Cómo está gestionando tu equipo el trabajo ya delegado.

Este proceso de evaluación te ayudará a anticipar tus necesidades futuras y estar preparada para agregarlas a tu lista de “tareas a delegar” tan pronto como veas que los cambios empiezan a producirse.

 

7 pasos para delegar de manera efectiva.

Perfecto.

Ahora vamos a dar un paso más.

Una vez has perdido el miedo a delegar, ¿qué debes hacer para empezar a delegar de manera efectiva?

 

1. Analiza tus necesidades.

Para saber qué delegar y a quién delegarlo, de manera que se consigan los mejores resultados, debes empezar por tener una imagen muy clara de todas las tareas por hacer y los objetivos por alcanzar.

La mejor manera de averiguar por dónde desaparece tu tiempo, es hacer un seguimiento de cómo lo inviertes.

Intenta mantener un registro de todo lo que haces durante tu jornada de trabajo, y descubrirás cuáles son tus mayores ladrones de tiempo.

Este ejercicio, de por sí, es una poderosa herramienta que te ayudará a identificar las labores a delegar, e incluso las que son totalmente innecesarias y pueden ser eliminadas.

 

2. Explora tus opciones.

Delegar se puede hacer de maneras muy distintas.

Tu mejor opción dependerá de las necesidades de tu negocio, y de tus necesidades personales como profesional.

El sistema de delegación más eficaz es aquel en el que puedes confiar, y te permite crecer porque se adapta a tus necesidades (siempre) cambiantes.

Dos de las opciones de delegación más comunes incluyen la contratación de un empleado/a adicional (a tiempo completo o a tiempo parcial), y la externalización del trabajo a un/a profesional independiente, como una asistente virtual, una community manager o una asesora fiscal.

 

3. Proporciona a tu equipo toda la información necesaria.

Para delegar, antes tienes que documentar.

No se puede esperar que alguien se haga cargo de X tareas si previamente no le has facilitado los detalles del trabajo y la manera en la que prefieres que lo haga.

Antes de delegar cualquier tipo de trabajo, tendrás que evaluar y anotar toda la información, el conocimiento y los procesos que hacen que tu negocio funcione como una maquinaria perfectamente engrasada (cosa que no siempre es fácil porque durante nuestro trabajo a diario no solemos documentar lo que hacemos).

Así que, si no lo has hecho antes, ¡ha llegado el momento de registrar tus procesos!

Cualquier miembro de tu equipo debería poder realizar X actividad en cualquier momento (si has documentado correctamente el proceso).

Por eso, es importante que este tipo de documentos y cualquier otro tipo de información, se encuentre guardada y siempre accesible para las personas que trabajan contigo.

Una vez que hayas compartido toda la información con tu equipo, tomaros el tiempo para revisar los detalles y responder a cualquier pregunta que pueda surgir.

 

4. Establece prioridades.

Una vez has documentado los procesos y has creado un sistema para compartir esa información, llega el momento de identificar cuáles son las principales prioridades y cómo vas a asignar, controlar y gestionar el trabajo delegado.

Concéntrate en tus prioridades más importantes primero.

Puedes crear tu lista de labores a delegar de alta prioridad respondiendo a estas dos sencillas preguntas:

  • ¿Es necesario completar esta labor ahora?
  • ¿Es necesario que yo haga esta labor o la puede hacer alguien más?

 

 

5. Optimiza tus procesos con ayuda de la tecnología.

La tecnología puede facilitar muchas tareas, ya sea el intercambio de archivos y documentos, la programación de actividades, o incluso la formación en línea.

Herramientas para la gestión de proyectos como Trello o Asana, el intercambio de archivos con WeTransfer, o los documentos compartidos en Dropbox o Google Drive, te harán la vida mucho más fácil :)

Explora la tecnología que tienes a tu disposición antes de delegar tus tareas para desarrollar un sistema que facilite el intercambio de información y colaboración de la manera más óptima.

 

6. Comunícate con tu equipo frecuentemente.

Para delegar, debes comunicar la labor y tus objetivos de manera clara, concisa y coherente.

Es importante que cada miembro del equipo que participa en la labor, tenga acceso a toda la información disponible, se encuentre donde se encuentre.

Por ejemplo, si trabajas con un especialista en marketing que se encuentra en una ubicación diferente a la tuya, debes programar reuniones periódicas o teleconferencias para intercambiar información y compartir tus objetivos.

Puedes chatear con tu equipo con herramientas como Slack (la he descubierto hace poco tiempo y me encanta) o Skype.

Y, por último, es fundamental que permanezcas accesible entre reuniones para responder a las preguntas que tu equipo pueda tener, orientarles y ayudarles a resolver problemas cuando sea necesario.

 

 

7. Cultiva la confianza.

Sin confianza, no se puede delegar.

La confianza, además, tiene que ser bidireccional.

Es necesario que confíes en que los miembros del equipo van a realizar las tareas que les has encomendado tal y como tú esperas que lo hagan, y ellos también deben confiar en que tú les estás dando toda la información que necesitan para hacer el trabajo correctamente.

¿Cómo generas esa confianza tan importante?

  • Siendo respetuosa. Siempre.
  • Escuchando activamente lo que dice el resto de compañeros/as.
  • Haciendo de la comunicación el foco central de la delegación.
  • Diciendo lo que se va a hacer y haciendo lo que se dice.
  • Siendo honesta. Siempre.

Cuando estableces un proceso de delegación efectivo, te regalas tiempo a ti misma, y alivias la presión y la fatiga que se siente al hacer siempre lo mismo.

Créeme cuando te digo que delegar de manera efectiva puede ser la manera de saltar esa barrera que ahora mismo te impide hacer crecer tu negocio.

Y ahora, ¿te atreves a delegar? ¿Ya lo estás haciendo?

Te leo en los comentarios :)

Sobre Ros

Dicen que su capacidad para desarrollar un concepto de la nada y transformarlo en un negocio triunfador, es única. Nacida para emprender, Ros se lanza a cada proyecto siempre con una sonrisa, porque está convencida de que en esta vida hay que hacer las cosas con ilusión, buen humor (el suyo, dicen que es algo inglés), y respeto por los demás. Le fascina Internet porque tiene el "superpoder" de acercar el conocimiento y las personas entre sí como nada ni nadie. No cree en las distancias, y está convencida de que uno puede sentirse cerca de quien quiera, esté donde esté. La aventura de la Re-invención a los 40 le está resultando súper emocionante. Y quiere más.

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4 reflexiones en Cómo delegar sin sentir que pierdes el control

  1. Avatar
    mario alberto mendez Responder 25 junio, 2016 at 3:50 pm

    Es curioso que la confianza en tus colaboradores sea la herramienta principal

    al momento de delegar , sin confianza no se puede trabajar en equipo, y me

    atreveria a decir que tambien en el aspecto personal, sin confianza no se puede

    crear una buena relacion con los demas ; sean clientes, amigos, pareja, familia etc.

    excelente articulo Ros , te mando un gran abrazo

    #
    • Ros
      Ros Responder 27 junio, 2016 at 6:01 pm

      Completamente de acuerdo, Alberto. La confianza es el “adhesivo” de las relaciones. Es tan importante, que esta semana le vamos a dedicar un post exclusivamente a este punto. Un abrazo! Ros

      #
  2. Avatar
    Grace Responder 27 junio, 2016 at 7:12 pm

    Totalmente de acuerdo Ros! Imposible crecer sin aprender a delegar… lo digo por experiencia propia que recién a los 40 y pico pude entenderlo y actuar en consecuencia. Hoy trabajo menos horas, mucho más productivas y gano más dinero.
    Muy buen artículo! Muchas gracias

    #
    • Ros
      Ros Responder 28 junio, 2016 at 6:08 pm

      ¡Muchas gracias por tu comentario, Grace! Me alegra saber que habéis encontrado el equilibrio perfecto entre delegación, productividad y rentabilidad. Absolutamente imprescindible para crecer! Un abrazo, Ros.

      #

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