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Esos trucos sobre gestión del tiempo que tanto necesitas

Por Ros

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Hay quien dice que tengo un “don” para calcular el tiempo. A veces me sorprende hasta a mí.

Nunca llego tarde. Soy capaz de prever los imprevistos.

Entrego los proyectos a tiempo. Publico mis posts a tiempo. Atiendo a mis compromisos a tiempo.

Y no, no soy de otro planeta, ni te estoy vacilando (nada más lejos de mi intención).

Solo hago una correcta gestión del tiempo.

 

 

Lo escuchas cada día:

  • No tengo tiempo para nada.
  • Estoy súper liada.
  • Voy a tope.
  • A ver si encuentro un hueco para…
  • A ver si te llamo y nos vemos…

¡Basta!

Sabes de sobra que ese “a ver si…” significa “no lo voy a hacer (ni de coña)“.

¿Por qué? Porque no te interesa lo suficiente.

No es más que eso.

Una cuestión de prioridades.

Porque cuando realmente quieres hacer algo, lo haces. Y se acaban las excusas, los pretextos y los condicionantes de un plumazo.

Ahora bien, si el día tiene 24 horas para todas, ¿cómo es posible que a algunas personas les “cunda” tanto el tiempo y a otras tan poco?

Allá vamos.

Lo primero que vamos a averiguar es qué y quiénes hacen que esas 24 horas mengüen sin que tú te des cuenta.

Son los llamados ladrones de tiempo, y adoptan formas muy diversas.

Demasiadas veces pasan inadvertidos, se camuflan, disimulan… pero terminan restando segundos y minutos a tu precioso día.

 

Saca a relucir a tus ladrones de tiempo, ¡ahora mismo!

¿En serio vas a permitir que te roben tu tiempo?

Recuérdate a ti misma diciendo: “cuando tenga un ratito haré…”, “cómo me gustaría tener un día libre para…”

¡Basta! (de nuevo).

Introduce la gestión del tiempo como prioridad número 1 en “cosas importantes que debo aprender YA”.

Una buena gestión del tiempo te ayudará a deshacerte de ese pensamiento incómodo de “no me cunden los días”.

Una buena gestión del tiempo es imprescindible para que puedas disfrutar de más tiempo libre (para que lo dediques a lo que tú, y sólo tú, quieras).

Y una buena gestión del tiempo es clave para tu éxito profesional.

¿Crees que tus clientes quieren tratar con empresas que no entregan sus pedidos (o proyectos) a tiempo?

¿O que tus clientes quieren que llegues tarde a las reuniones?

¿O que valorarán que no les llames cuando dijiste que lo harías?

No, rotundamente no.

Y aunque pueda parecerte obvio, te sorprendería saber la cantidad de clientes potenciales que están buscando como “almas en pena” a una profesional competente y disciplinada que cumpla con lo prometido.

No es mucho pedir, ¿no crees?

Ahora vamos al quid de la cuestión.

Un ladrón de tiempo es todo aquello que interrumpe una tarea que estás realizando, desconcentrándote y evitando que avances al ritmo que hubieras logrado sin ese “parón”.

También puede tratarse de una tarea poco productiva que impide que puedas centrarte en otros aspectos mucho más urgentes y/o importantes.

Y antes de que te disperses pensando en ello, vamos con una recopilación de ladrones de tiempo, ¡para que nada ni nadie te distraiga de tu meta!

 

Factores externos que te roban tiempo cada día.

El primer paso para optimizar la gestión de tu tiempo es “poner nombre” a tus ladrones de tiempo.

Pueden adoptar formas muy diversas y, probablemente, los tuyos sean diferentes a los míos.

Pero lo importante es que los mantengas a raya.

Así que saca boli y papel y toma nota. No quiero que se te escape ninguno:

 

1. Correo electrónico:

Cada sonido o pantalla emergente que te avisa de un nuevo email te está interrumpiendo.

Por no hablar de la cantidad de veces que revisas el correo de forma “casi compulsiva” para ver si te ha respondido el cliente al que le has enviado el presupuesto, la confirmación de que ha llegado el pedido, o la solicitud de información que esperabas.

De acuerdo. Hay ocasiones excepcionales que te obligan a hacer un seguimiento muy exhaustivo de un tema.

Pero no es lo habitual.

Así que limita el horario de consulta de tu bandeja de correo a 2-3 veces al día.

Una a primera hora de la mañana, otra antes de la pausa del mediodía y una última vez antes de terminar la jornada, por ejemplo.

En mi caso, prefiero consultar el correo cuando llevo algo más de 3 horas trabajando, sobre las 9:00 (ya que suelo empezar a las 6:00).

¿Por qué?

Porque comprobar el correo supone responder correos o realizar tareas, y mis 3 primeras horas del día están destinadas a otros temas.

Si quieres ponerle fin al caos de tu bandeja de entrada y estás cansada de perder el tiempo buscando emails entre cientos de mensajes, te recomiendo esto.

Es mano de santo (santa, en este caso :P)

 

2. Mensajes de texto o mensajes instantáneos:

Los SMS (cada vez menos) y los mensajes de Whatsapp (¡todo el tiempo!) se han convertido en algo demoledor para tu concentración.

Aunque te parezca que no es “tan grave”, que sólo es un pequeño pitido sin importancia, lo cierto es que interrumpe tu tarea.

Y te desconcentra.

Y querrás leer lo que te dicen.

Y responder.

No, definitivamente no es buena idea tener el móvil con sonido y mensajes emergentes a mano. Ponlo en silencio y escóndelo en el bolso :)

 

3. Llamadas telefónicas:

Son necesarias, está claro, pero todo a su debido tiempo.

En este caso, depende de tu ocupación.

Lo óptimo es que puedas agruparlas en días concretos de la semana, o bien en una franja horaria determinada.

¿Por qué?

Porque cada vez que recibes (o realizas) una llamada, preparas tu mente para ello.

Y desconectas completamente de la tarea que estabas realizando hasta ese momento.

En mi caso, si estoy trabajando en algo que me exige mucha concentración, pongo el móvil en silencio sin pestañear.

 

4. Visitas no programadas:

Lamentablemente, la gestión del tiempo es una gran asignatura pendiente.

Y aunque tú estás decidida a superarla con nota, seguirá habiendo personas a tu alrededor que no lo habrán conseguido.

Son aquellos/as que “se dejan caer” por tu lugar de trabajo para saludarte, tomar un café o hablar de negocios, pero sin ningún objetivo claro ni acordado previamente.

Un ladrón de tiempo en toda regla.

A mí me exaspera… ¡lo reconozco!

 

5. Reuniones:

Desde hace algún tiempo observo con mucha atención a la gente que se reúne todo el tiempo.

Me suscitan un gran interés.

Y al mismo tiempo, me pregunto a qué se debe.

¿Trabaja más el que más se reúne? No.

¿Suena bien eso de “está reunido”? Sin duda.

¿Siempre es necesario? En absoluto.

Las reuniones de trabajo pueden ser muy productivas y eficaces si se siguen una serie de pautas pero, lamentablemente, no es lo habitual.

Hablaremos largo y tendido de cómo exprimir al máximo tus reuniones de trabajo en otro post.

Porque no podemos permitir que se conviertan en un pozo sin fondo de tiempo.

 

6. Urgencias:

Son demoledoras.

Algunas no se pueden prever, sin embargo, otras las intuyes o las ves venir desde lejos.

Y no haces nada para evitarlas. Reconócelo.

Los motivos son muy diversos también.

Porque pospones el tema en el tiempo, porque hay una compañera que te dice que se va a hacer cargo (y no lo hace), porque el responsable de tu departamento te dice que te dediques a otra cosa y que ya se apagará el fuego cuando empiece a arder…

Pero llega un momento en que la patata caliente te llega y ¡explota en tus manos!

Actúa a tiempo y evita disgustos innecesarios.

 

7. Compañeros de trabajo:

La correcta gestión del tiempo suele resultar “poco popular”.

Empezarás a parecer menos sociable.

Acotarás los momentos de esparcimiento a momentos concretos y definidos en tu día.

Pero piensa que es necesario. Y es por tu bien.

Porque seguro que quieres llegar a tiempo para recoger a tu hijo del colegio y merendar con él, salir con tu pareja a hacer un poco de ejercicio o tomarte ese café con tu madre.

Y mientras tus compañeros se acercan a tu mesa para hablarte de su pareja, sus hijos, Gran Hermano o el problema que tienen con la cuñada, tu tiempo se esfuma.

Suma todas esas interrupciones. Minuto tras minuto.

Te asombrará ver el resultado.

 

8. Tu jefe (si aún no te has deshecho de él/ella :P):

Es posible que ahora mismo estés viviendo una situación límite.

Te parece vivir en el Día de la Marmota.

Cada día el mismo tipo de trabajo. Con los mismos compañeros. Con el mismo jefe. Haciendo las mismas cosas.

Sí, esas que ya no te aportan nada. Que te dejan indiferente. Que repites como una autómata.

Y por eso estás pensando en tu reinvención profesional.

Porque lo de lidiar con tu jefe/jefa te agotó hace tiempo.

Él/ella piensa que esto de la gestión del tiempo son “chorradas” (o no sabe de qué porras le hablas, pero no lo admitirá jamás ;)

La cuestión es que no planifica, sólo actúa.

Tu planificas, pero él/ella viene detrás a deshacer tu plan para imponerte sus “urgencias”.

Si esos jefes supieran que una correcta gestión del tiempo les haría impulsar su empresa y aumentar sus beneficios, se apuntarían corriendo al mejor curso sobre el tema de la ciudad, ¿sí o no?

 

 

Factores internos que te roban tiempo cada día

TÚ.

Sí, sí, tú misma.

Porque consientes y admites las interrupciones externas.

Porque no sabes utilizar tu tiempo de forma eficaz.

No te sientas acusada, por favor.

Las chicas #40yqué somos así :)

Pero también somos capaces de detectar nuestras áreas de mejora. Y la gestión del tiempo es una de ellas.

Para eso estamos aquí, ¿cierto?

Estas son algunas de las razones por las que tú mismo te estás robando tu tiempo:

 

1. Incapacidad para delegar:

Todas tenemos puntos fuertes.

Esas tareas en las que somos realmente buenas, las disfrutamos y que podemos hacer, casi, casi, sin pensar.

Sin embargo, no podemos abarcarlo todo.

Afortunadamente existen profesionales en otras áreas que nos hacen la vida mucho más fácil (cada vez que digo esto pienso en mi asesor ;)

Céntrate en aquello que destacas, y para lo que resultas más productiva, y delega todo lo demás.

 

2. Falta de organización:

Seguro que alguna vez te has visto abrumada por la cantidad de trabajo que tienes que sacar adelante.

Sólo pensarlo te agobia y no te permite pensar con claridad.

Todo el tiempo que dedicas a lamentarte, angustiarte y estresarte, se lo estás restando a una tarea.

No te detengas, organízate y avanza.

Establece prioridades, divide tareas grandes en pequeñas tareas que debes finalizar y planifica esas tareas en el tiempo.

Verás como todo esto te ayudará a no dispersarte.

 

3. Procrastinación:

A este ladrón le tengo mucho respeto.

La indecisión (en mi caso), el temor y el miedo te paralizan, y hacen que pospongas esa decisión una y otra vez.

Cada vez que te replanteas el tema para tomar esa bendita decisión estás “perdiendo” nuevamente el tiempo.

Si lo decides a la primera, lo resuelves de una sola vez.

¿Qué vas a hacer ahora con todo el tiempo que te sobra? :P

 

40yqué_Saca a relucir a tus ladrones de tiempo y gana la partida

 

Combate a tus ladrones de tiempo (y gana la partida)

Ahora que tus ladrones de tiempo ya tienen nombre, vamos a ponerlos a raya inmediatamente.

 

1. Identifica tus ladrones de tiempo.

Este punto ya lo tienes dominado.

Lo que sí que añadiría es que anotes durante 3 días consecutivos todos los ladrones de tiempo que detectes.

Conforme vayan pasando las horas, te darás cuenta de cómo eres capaz de detectarlos “al vuelo” e incluso empezarás a evitarlos.

¡Bien hecho!

 

2. Establece prioridades.

Todas las cosas que haces a lo largo del día no tienen la misma importancia.

Numéralas y ponlas en orden.

Si tu jornada termina y no has podido hacer todo lo que tenías previsto, que nunca se quede pendiente un punto de prioridad A.

 

3. Toma conciencia de cuándo eres más productiva.

¿Cuál es tu momento?

Hay personas que trabajan mejor a primera hora de la mañana, otras lo pasan fatal cuando tienen que madrugar y son altamente productivas por la tarde-noche.

En mi caso, funciono mejor por la mañana temprano.

No me cuesta demasiado madrugar. Es más, lo prefiero.

Y así puedo adelantar cuando “el mundo” aún duerme :)

También es importante que sepas en qué momento necesitas ponerte en “modo off” (máxima concentración/cero distracciones).

En mi caso es cuando escribo publicaciones para el blog, cuando preparo la propuesta económica para un cliente o mientras estoy en la fase de investigación previa al lanzamiento de un curso.

Sin embargo, hay otro tipo de tareas que sí que puedo compaginar con sonidos, alertas o llamadas. Incluso con música de fondo.

Ten en cuenta que retomar la concentración después de una interrupción te puede costar cerca de 10 minutos.

A lo mejor tienes que realizar una tarea que, sin interrupciones, no te exige más de 20 o 30 minutos.

Pero si no te pones en modo “no estoy para nadie”, te puede costar el doble de tiempo.

 

4. Reuniones, las mínimas.

Antes ya te he avanzado mi opinión sobre las reuniones (más bien, sobre el exceso de reuniones).

No quiero decir que sean innecesarias, pero sí que estoy convencida de que muchas de ellas son prescindibles.

Antes de plantear una reunión analiza por qué es necesaria y si existen vías alternativas y más ágiles de obtener esa información o tomar esa decisión.

Lamentablemente, estamos habituados a acudir a reuniones en las que los convocados no son puntuales, no hay un orden del día ni se conocen con exactitud los temas a tratar, tampoco se ha determinado la hora de inicio y fin y, muchas veces, se complementan con un “vamos a tomar un café” ó similar.

¿Por qué dedicar 3 horas a una reunión si con una llamada telefónica o varios correos electrónicos podría estar resuelto?

 

5. Tómate un respiro.

Trabaja por bloques y descansa 10 minutos cada 2 horas.

De esa manera podrás ser más productivo en cada bloque de tiempo.

Y si te sientes bloqueada, sal a que te dé el aire.

Escucha a tu cuerpo.

Presta atención a las señales que te lanza (esto suena un poco raro, pero creo que sabes a qué me refiero).

 

6. Planifica, pero a última hora.

Es importante definir qué tienes que hacer durante la jornada.

Te recomiendo que lo hagas a última hora del día anterior (para el día siguiente), porque serás más realista.

Si lo haces por la mañana, cuando estás a tope de energía, es probable que te veas capaz de hacer más cosas de las que realmente podrás hacer.

 

7. Un poco de orden, por favor.

Te ayudará a trabajar de una forma más ágil.

No perderás tiempo averiguando dónde está un documento, archivo o expediente.

Además, el hecho de que tu espacio de trabajo esté limpio y ordenado influye en tu estado de ánimo.

Y lo queremos arriba del todo, ¿verdad?

 

***

Ahora dime, ¿te quejas todos los días de no tener tiempo?

¿Te preguntas cómo podrías hacer tu trabajo más rápido y disponer de más tiempo para tus hijos, tu pareja o cuidarte más?

A veces el trabajo se expande hasta ocupar todas las horas de tu día.

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Sobre Ros

Dicen que su capacidad para desarrollar un concepto de la nada y transformarlo en un negocio triunfador, es única. Nacida para emprender, Ros se lanza a cada proyecto siempre con una sonrisa, porque está convencida de que en esta vida hay que hacer las cosas con ilusión, buen humor (el suyo, dicen que es algo inglés), y respeto por los demás. Le fascina Internet porque tiene el "superpoder" de acercar el conocimiento y las personas entre sí como nada ni nadie. No cree en las distancias, y está convencida de que uno puede sentirse cerca de quien quiera, esté donde esté. La aventura de la Re-invención a los 40 le está resultando súper emocionante. Y quiere más.

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